મોરબીના ટાઇલ્સ બિઝનેસ માટે બિલિંગ, સ્ટોક અને ડિસ્પેચ: એક વ્યવહારુ માર્ગદર્શિકા

મોરબીનો બિઝનેસ મોટા જથ્થા અને વિવિધતા પર ચાલે છે: અનેક સાઇઝ, ફિનિશ, સિરીઝ અને ગ્રેડ, અને દેશ-વિદેશના ડીલરોને ટ્રક ભરીને ડિસ્પેચ. આવા બિઝનેસમાં રજિસ્ટર, Excel શીટ અને સામાન્ય એકાઉન્ટિંગ પેકેજથી સમય અને પૈસા બંને લીક થવા લાગે છે. આ માર્ગદર્શિકામાં જાણો કે સૌથી પહેલાં શું સોફ્ટવેરમાં લઈ જવું, શું જોવું અને જૂનો હિસાબ ગુમાવ્યા વિના બદલાવ કેવી રીતે કરવો.

જાહેરાત: અમે Anha Labs LLP છીએ, મોરબીમાં અમારી ઓફિસ છે અને અમે ટાઇલ્સ તથા સિરામિક ટ્રેડર્સ માટે ClayBill બિલિંગ પ્લેટફોર્મ બનાવીએ છીએ. નીચેની ચેકલિસ્ટ તમે જે પણ સોફ્ટવેર ચકાસો તેને લાગુ પડે છે.

મોરબીના બિઝનેસ રજિસ્ટર અને સ્પ્રેડશીટથી કેમ આગળ વધે છે

સામાન્ય દુકાન એક પ્રોડક્ટ એક ભાવે વેચે છે. ટાઇલ્સ કે સેનિટરીવેરનો બિઝનેસ એક જ ડિઝાઇન અનેક સાઇઝ અને ગ્રેડમાં, બોક્સમાં વેચે છે અને ભાવ ચોરસ ફૂટ કે ચોરસ મીટર પ્રમાણે હોય છે. દરેક ડીલરના પોતાના રેટ, ક્રેડિટ શરતો અને બાકી રકમ હોય છે. તેમાં ટ્રક ડિસ્પેચ, GST અને e-way bill ઉમેરાય, એટલે ભૂલ થવાની જગ્યાઓ ઝડપથી વધી જાય છે.

ચેતવણીના સંકેતો જાણીતા છે:

• રજિસ્ટરનો સ્ટોક અને ગોડાઉનનો સ્ટોક મેળ ખાતો નથી.
• દરેક બિલ માટે કોઈક કેલ્ક્યુલેટરથી Box ને Sq.Ft માં ગણે છે.
• કયા ડીલરનું કેટલું બાકી છે એ તરત કહી શકાતું નથી.
• બિલ બની ગયા પછી e-way bill ફરીથી ટાઇપ કરવું પડે છે.
• મહિનાના અંતે CA ને આપતા પહેલાં હિસાબ મેળવવામાં દિવસો જાય છે.

1. દરેક બિલની લાઇનમાં Size, Grade અને HSN

ટાઇલ્સના બિલની લાઇનમાં ફક્ત પ્રોડક્ટનું નામ પૂરતું નથી. આ વ્યવસાય માટે બનેલું સોફ્ટવેર Size, Grade અને HSN કોડ અલગ ફીલ્ડ તરીકે લે છે, વર્ણનમાં લખવા પડે એમ નહીં. તેનાથી બિલ એકસરખા રહે છે અને સ્ટોક તથા રિપોર્ટ ભરોસાપાત્ર બને છે. જો તમે શેડ કે બેચ જેવી બાબતો પણ ટ્રેક કરો છો, તો નક્કી કરતા પહેલાં પૂછી લો કે સોફ્ટવેર તે કેવી રીતે સંભાળે છે.

2. Box, Sq.Ft અને Sq.Mtr નું કન્વર્ઝન આપોઆપ

બોક્સમાં ભાવ આપવો, ક્ષેત્રફળ પ્રમાણે બિલ બનાવવું અને વજન પ્રમાણે ટ્રક ભરવી, આ બધું એક જ કન્વર્ઝન પર આધાર રાખે છે. હાથથી ગણવામાં સમય જાય છે અને ભૂલ થાય છે. દરેક ટાઇલ સાઇઝ માટે Box, Sq.Ft અને Sq.Mtr વચ્ચે આપોઆપ કન્વર્ઝન કરતું સોફ્ટવેર શોધો, જેથી જથ્થો, ભાવ અને કુલ રકમ હંમેશા મેળ ખાય.

3. ટ્રક નીકળતા પહેલાં ડિસ્પેચનું પ્લાનિંગ

મોરબીના બિઝનેસ માટે ડિસ્પેચ મુખ્ય કામ છે, પાછળથી યાદ આવતી બાબત નથી. સારું સોફ્ટવેર તમને આમાં મદદ કરે:

• બિલની આઇટમ પરથી લોડનું વજન જાણવામાં, જેથી ટ્રક યોગ્ય રીતે ભરાય.
• બનેલા બિલમાંથી જ e-way bill બનાવવામાં, પોર્ટલ પર વિગતો ફરી ભરવાને બદલે.
• ડિલિવરી ચલણ પ્રિન્ટ કરવામાં અને ખરીદનારને બિલ શેર કરવામાં.

e-way bill અને e-invoicing ના નિયમો બદલાતા રહે છે, તેથી હંમેશા GST પોર્ટલ અને તમારા CA પાસે વર્તમાન જરૂરિયાતોની ખાતરી કરી લો. વધુ માટે વાંચો: ટ્રેડર્સ માટે e-way bill અને e-invoicing (અંગ્રેજીમાં).

4. સ્ટોકનો એક જ લાઇવ આંકડો

ખરીદી, ઉત્પાદન, વેચાણ અને રિટર્ન, આ બધું એક જ સ્ટોક રિપોર્ટમાં અપડેટ થવું જોઈએ. જો સ્ટોક અલગ શીટમાં રાખ્યો હોય, તો થોડા અઠવાડિયામાં જ તે બિલથી અલગ પડી જાય છે. આ કેવી રીતે કામ કરે છે તે ટાઇલ ઇન્વેન્ટરી અને બિલિંગ સોફ્ટવેર પેજ પર જુઓ (અંગ્રેજીમાં).

5. દરેક ડીલરનું બેલેન્સ એક નજરમાં

તમારા ડીલરો અને ડિસ્ટ્રિબ્યુટર્સ જ તમારી લેણી રકમ છે. ચાલુ લેજર, પાર્ટી પ્રમાણે કેટલા દિવસથી બાકી છે તેનું એજિંગ અને પ્રિન્ટ કરી શકાય એવા સ્ટેટમેન્ટ શોધો, જેથી સાચા દિવસે સાચી ચુકવણી માટે ફોલો-અપ કરી શકાય. ખરીદનાર જ્યાં પહેલેથી હોય છે, એટલે કે WhatsApp પર, બિલ અને પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર મોકલવાથી ફોલો-અપ ઘણું સરળ બને છે.

6. જૂનો હિસાબ ગુમાવ્યા વિના બદલાવ

Tally, Excel કે કાગળના રજિસ્ટરમાંથી બદલાવ કરવો સાંભળવામાં લાગે છે એટલો જોખમી નથી, જો તમે તે તબક્કાવાર કરો:

• પહેલાં માસ્ટર ભરો. પાર્ટી, આઇટમ (Size, Grade અને HSN સાથે) અને ઓપનિંગ સ્ટોક પહેલાં દાખલ કરો.
• થોડા સમય બંને સિસ્ટમ ચલાવો. જૂની રીત ચાલુ રાખીને નવા સોફ્ટવેરમાં પણ રોજના બિલ ભરો અને ટોટલ મેળવો.
• રોજ ઉપયોગ કરનારને ટ્રેનિંગ આપો. માલિક કરતાં બિલિંગ ડેસ્ક અને ડિસ્પેચ ટીમ વધુ મહત્ત્વની છે.
• તમારા CA ને સાથે રાખો. તેમને જોઈતા રિપોર્ટ અને એક્સપોર્ટ ઉપલબ્ધ છે તેની ખાતરી કરો.

તમારી વેબસાઇટનું શું?

બીજા શહેરો અને દેશોના ખરીદનારા ઘણીવાર ફોન કરતા પહેલાં તમને ઓનલાઇન શોધે છે. તમારી પ્રોડક્ટ રેન્જ અને સ્પષ્ટ ઇન્ક્વાયરી બટન સાથેની ઝડપી, મોબાઇલ-ફ્રેન્ડલી સાઇટ શાંતિથી ઘણું કામ કરે છે. જો તમારી સાઇટ જૂની થઈ ગઈ હોય, તો મોરબીમાં વેબસાઇટ ડેવલપમેન્ટ વિશે જુઓ.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ClayBill કેવી રીતે બંધબેસે છે

ClayBill અમારું પોતાનું GST બિલિંગ અને સ્ટોક પ્લેટફોર્મ છે, ટાઇલ્સ અને સિરામિક ટ્રેડર્સ માટે, જે લાઇવ ચાલે છે. વાંચો: મોરબીમાં ClayBill, સંપૂર્ણ પ્રોડક્ટ ઓવરવ્યૂ, અથવા મોરબીના બિઝનેસ માટે કસ્ટમ સોફ્ટવેર. ટીમ સાથે વાત કરવા મોરબી ઓફિસની મુલાકાત લો અથવા +91 83201 07076 પર ફોન કરો.